+38 (094) 821-04-40 (Украина)

+7 (499) 609-14-86 (Россия)

пн.-пт. 10.00 - 19.00


Как эффективно назначить встречу

Назначение встречи - это ещё одно стандартное действие наших операторов в "1001zvonok" при прозвоне. 50% наших клиентов интересуются у нас как можно улучшить конверсию назначения встреч. 

Сделать это просто. Пройдёмся по основным важным шагам назначения встречи.


Для чего нужно назначать встречу


Давайте разберемся в этом. 


Например, нет необходимости назначать встречу, когда товар стоит мало и нет повторных продаж: тогда встреча невыгодна, потому что потраченное на ее назначение время будет стоить дороже.


Большинство наших операторов на обучении отвечали, что на встречах принято обсуждать дополнительные вопросы. Но для чего обсуждать их на встрече, если их можно обсудить и по телефону, мессенджеру? 


Дополнительные вопросы нужно обсуждать для того, чтобы вас видели в лицо, к вам было больше доверия. Личная встреча нужна для того, чтобы создать больше доверия. Продать без доверия невозможно ни один продукт. А есть продукты, которые очень сложно продать именно без доверия от личной встречи.


Я говорил в другой статье, как мы располагаем к себе человека: когда у него есть к вам отношение, как к специалисту, который решит его вопросы, ему подходит и ваш продукт, и ваша компания - тогда он и закроется в продажу. 


Когда человек вас не видит, он слабо себе представляет, кто вы, что из себя представляете. Если есть возможность с ним встретиться, у вас будут дополнительные инструменты, которых при звонке не было: 


  • жестикуляция;

  • ваш внешний вид; по вам смотрят, как вы одеты, как себя ведете, как вы ставите себя и свою компанию, как вы доносите дополнительную информацию;

  • вы можете что-то писать и показывать дополнительные маркетинговые материалы. 



Все это дополнительно усиливает продажу на встрече, если вы делаете это правильно.

Поэтому на встрече легче продавать, чем в звонке.

И поэтому, когда есть возможность закрыть на встречу, обязательно нужно ее назначать.  


Пример продукта, который невозможно продать без дегустации и без пробной партии: 

когда-то я занимался продажами по франшизе итальянских десертов глубокой заморозки. Это десерты, которые готовились в Италии на кондитерской фабрике. Методом “шоковой” заморозки их мгновенно замораживали: в продукте при таком способе заморозки за 2-3 секунды понижения температуры не нарушается структура, потому что вода не успевает превратиться в кристаллы. А именно кристаллы потом разрушают структуру при таянии продукта. То есть, когда продукт размораживался в микроволновке, он не терял свою форму, вкусовые качества и запах.


Такой продукт можно было показывать долго на фото и все равно было бы непонятно какой он на вкус. Поэтому мы закрывали всех на встречу. На первую встречу мы приезжали либо с буклетами (показывали и оставляли буклеты), либо же сразу привозили несколько кусочков, порций, если десерты шли порционные и уже на встрече их пробовали, обсуждали, разбирали. С буклетом лучше было сидеть и обсуждать его на встрече.




Как правильно закрывать на встречу


Чтобы закрыть во время звонка на встречу, вы даете человеку неполную полезность. Это значит, вы ему не даете исчерпывающую информацию по всему, что он должен знать.

 

В звонке нужно очертить важные моменты продукта, но раскрыть их не полностью, не досказать. Сделать так, чтобы ваш разговор не выглядел как полная подробная консультация на 15-40 минут, на которой вы ему подробно все объяснили. Иначе повода для встречи с ним не будет. 

Вы говорите человеку “... этот момент вот так-то происходит, а вот этот – так-то..” 

Он говорит: «А вот, допустим, эти моменты…?» и пытается уточнить вглубь о том, как это происходит. 

Вы отвечаете: “Я вижу вашу заинтересованность, но тут довольно много информации. Давайте сделаем так: мы с вами встретимся и я вам подробно всё расскажу…” или “... наш специалист вам подробно расскажет эти и другие моменты, плюс мы вам ещё покажем просчеты, материалы, как это можно сделать, такие-то образцы привезем...” (если это продажи чего-то, где нужно показать образцы или, если какую-то пробную партию - пробник привезем).


Задача - дать какую-то полезность и закрыть на встречу под предлогом, что там уже как раз подробнее вы всё обсудите + сразу очертите сценарий и полезность встречи. Сценарий и полезность от встречи - что и как вы будете на встрече с ними делать и что он благодаря этому получит для себя. Допустим, “...на встрече мы сядем с вами, просчет сделаем конкретно под ваш сайт..” 

Либо, если это вывеска, а мы рекламу продаем - “...подъедем к вам и посмотрим фасад, согласуем по размеру и по материалу - лучше подъехать, чтобы все эти моменты с вами обсудили сразу, сделаем просчет…” - это замечательный повод чтоб подъехать сразу на встречу.


Привыкните рисовать людям картины в голове словами: “...если вам понравится…” (прорисовываете вариант того, что будет, если понравится). “Если понравится, будем с вами работать, если не понравится – ну, что ж, ничего страшного, это наша работа - дегустации проводить/делать просчеты/еще что-то, что делается на встрече”. 


Пример назначения встреч для дегустации итальянских десертов.

Когда мы с ними созванивались, мы по телефону рассказывали про технологию заморозки, заинтересовывали и, когда они спрашивали: «Как это на вкус? Надо пробовать...», мы говорим: «Давайте мы к вам подъедем на встречу, привезем вам пару позиций, чтобы вы попробовали, покажем, все расскажем. Там уже решите да/нет. Подойдет вам такой вариант?». 

И они отвечали: «Да, конечно, подойдет». 


Потенциальный заказчик соглашается на встречу, когда понимает для себя пользу от нее. 




Зачем, когда и как напоминать о встрече


Вы назначили время встречи - напомните о встрече, чтобы о ней не забыли.


Да, вам могут сказать, что все помнят - это замечательно. Но лучше напомните: человек может забыть, может не забыть, его могут легко отвлечь. Не у всех есть

CRM-системы, не у всех есть какие-то “напоминалки” в телефоне. Многие забывают элементарные вещи. У меня есть CRM-система, у меня есть задачи, но я элементарно могу что-то забыть. Поэтому я смотрю все время в задачи, но я их не всегда тоже замечаю. Если мне про какую-то вещь не напомнят ребята из отдела продаж или проектники, я могу об этой вещи забыть, если меня кто-то отвлек. 


Аналогично и любого ЛПРа могут сбить с мысли о вас, о встрече с вами какая-то вещь, кто-то из подчиненных, кто-то из поставщиков, из банка – и всё, он забыл.

Нужно позвонить и напомнить ему о встрече.


Напоминать о встрече лучше не за час и не за два до встречи, как рекомендуют некоторые, а утром в день, на когда встреча назначена. Если встреча

назначена на 9 утра, человек может встать часов в 7, чтобы до нее добраться, часов в 8 утра можете напомнить. 


Если встреча назначена на середину дня, то напоминайте начиная с 9-10 утра. Будет 2-3 часа, чтобы человек мог как-то свои планы пересогласовать, перегруппировать - этого вполне достаточно.


В нашей сфере мы часто работаем с заказчиками из больших городов, а там больше одной-двух встреч за день сделать нельзя. По маленькому городу можно поездить: там, где население от 500 тысяч до миллиона, можно сделать две-три встречи и это будет очень напряженный и тяжелый график работы. 


Если мы говорим о встрече в большом городе, то учитывайте пробки, расстояние. Лучше напоминать утром этого дня: «Пётр Петрович, прошу прощения, мы договорились с вами о встрече, все ли в силе, получается ли у вас?» 

Если получается, то замечательно. Если он забыл сказать вам о том, что не получается, уточните, можно ли перенести встречу: если да, согласуйте время новой встречи. 


Это не касается вариантов, когда вы приезжаете в другой город только ради встречи: в этом случае вам нужно подтверждение встречи до момента начала вашей поездки в этот населенный пункт.  


Так не потеряет время заказчик и не потеряете время вы.




Как перенести встречу. Сколько раз переносить встречу


Предугадываю вопрос насчет переносов встреч: если человек переносит встречу, что нужно делать? Мы, удаленный отдел продаж, ввели у себя правило “нормального количества переноса встреч”: примерно два переноса. Вообще, есть правило «5 контактов»: если вы пять раз с человеком поговорили и ни к чему не пришли, то, скорее всего, вы ни к чему и не придете с ним уже. Просто идет потеря времени. Мы об этом подробнее поговорим в другой статье. 


Конкретно по встречам: мы замеряли разные варианты, мы переназначили встречи/пробные уроки. Делали по 3-5 переназначений - по статистике, больше двух переносов встреч нецелесообразно делать. Если человек два раза перенес встречу и потом еще и на третий раз её переносит, задумайтесь, заинтересован ли человек с вами встретиться. 


Можно понять, если у него один раз не получилось, второй раз не получилось, но когда у него три раза не получилось, задумайтесь, интересно ли ему вообще с вами встретиться: задайте ему этот вопрос интересно ли ему вообще встретиться и получить от вас какую-то пользу. Этот вопрос задавайте сразу после 2-й неудавшейся встречи: два раза у него не получилось - задавайте вопросы о целесообразности 3-й попытки встречи, действительно ли она ему интересна, вынуждайте его подыскать время, когда она с большей вероятностью состоится.  


Говорите: «Давайте с вами на такое время договоримся, чтобы у вас уже точно получилось, потому что следующего переноса у нас просто не будет...Чтобы мы просто с вами времени не теряли, мы понимаем, вы занятой человек, но и у нас время стоит денег. Давайте уже точно определимся на какое время». 

Наш персонал говорит даже так: «Нам по регламенту запрещено делать больше 2 переносов встречи, как бы я не хотела/не хотел, чтобы у нас с вами получилось, но нам просто запрещено 3 перенос встречи делать». 


Это не догма: если заказчик хочет третий перенос встречи, это не значит, что и на четвертый раз встреча сорвется - может быть, и встретится. Но по опыту работы с несколькими школами музыки с продажей через пробные уроки - нет смысла. По опыту работы с большим количеством промышленных сфер - тоже нет смысла больше двух переносов встречи. Действительно заинтересованные, наоборот, после этого сами ищут возможность обсудить и поработать. Остальные эксперименты на свой страх и риск.

 

Эту вещь мы сразу озвучиваем нашим заказчикам еще на этапе, когда изучаем или прописываем скрипты, изучаем маркетинговые материалы, договариваемся, как будет происходить процесс.




Явиться на встречу


После напоминания о встрече самая главная но элементарная вещь, про которую так же многие забывают - явиться на встречу вовремя. Выполнить свои обязательства.

О выполнении обязательств подробно в этой статье про отправку КП.


Если у вас не получается явиться на встречу по любым причинам, предупредите об этом. За сколько предупреждать: желательно сразу же, как узнали, что не получается; если нет возможности сразу же - смотрите сроки выше в разделе про перенос встречи. 


Когда у нашего заказчика, которому мы назначили встречу с его потенциальным клиентом, не получается на ней быть, он должен обязательно и заблаговременно предупредить об этом либо сам, либо нас, чтобы мы оперативно уже предупреждали клиентов, что встреча переносятся. Опять же, лучше это делать не меньше, чем за полтора-два часа до встречи как минимум. Чем раньше предупредим, тем лучше: нам это обязательно зачтётся, нашему заказчику тоже - клиент уже не будет негативно настроен на следующую перенесенную встречу. 


Если не предупредить вовремя, он мгновенно расценивает это как неуважение к его времени. Всё доверие потеряно и потом его опять нужно выстраивать, восстанавливать. В нашем случае, на встрече это будет делать уже наш заказчик и, дай Бог, чтобы у него было предложение, которое сгладит впечатление о его несостоятельности вовремя прийти или предупредить.


Бывает так: вы приезжаете на 5-10 минут позже, а вас не дождались и вы “целуете замок” закрытого офиса или закрытого здания.

У меня был опыт назначения встреч с директорами сахарных заводов. Когда покупаете десятки-сотни тысяч тонн сахара, встреча назначается на определенное четкое время. Если ты не приехал к этому времени, ты действительно “целуешь замок” и с тобой никто больше не будет разговаривать: это показывает твое отношение к выполнению своих обязательств, примеряют, как ты будешь выполнять их по сделке. Приехал не вовремя – с тобой больше никто не разговаривает. Поэтому явиться на встречу нужно обязательно вовремя.


Придерживайтесь этих рекомендаций и ваши встречи будут всегда приносить прибыльные сделки. 


А если вам нужно назначить встречи и нужна в этом помощь, наша команда 1001звонок с удовольствием выполнит эту работу. Как мы это будем делать вы уже знаете.

Для этого оставьте ваши контакты в форме ниже и мы с вами свяжемся.


Заявка на консультацию по назначению встреч 

Введите номер телефона *